Per què una clínica de fisioteràpia perd sessions cada setmana sense agenda digital
A Espanya hi ha més de 67.000 fisioterapeutes col·legiats segons el Consell General de Col·legis de Fisioterapeutes, amb un mercat privat de més de 3.000 milions d’euros anuals. La majoria de clíniques treballen amb tractaments multisessió (típicament 5-10 sessions per patologia) i reben pacients derivats de mútues (Adeslas, Asisa, Sanitas, DKV, Mapfre) o privats.
Tot i gestionar un negoci recurrent i d’alt valor per pacient (200-600 € per tractament complet), la majoria operen amb telèfon, WhatsApp i una llibreta: recepció contestant trucades mentre el fisioterapeuta atén, pacients que obliden sessions sense recordatoris, plans de tractament que es desquadren perquè el pacient només reserva la pròxima cita després de cada sessió.
Una clínica de fisioteràpia amb 3 fisioterapeutes i 80 pacients actius a Barcelona, Madrid o València pot deixar de facturar entre 1.500 € i 3.000 € al mes només per no-shows, sessions perdudes en plans de tractament i hores administratives no facturables. Bookniapp resol els tres fronts amb una sola eina.
Plans de sessions recurrents: el cor d’una clínica de fisioteràpia
A diferència d’un servei puntual, la fisioteràpia funciona en blocs de tractament. Una entorsi són 5 sessions en 2 setmanes. Una lumbàlgia crònica són 10 sessions en mes i mig. Si cada pacient ha de trucar després de cada sessió per reservar la següent, perdràs un 20-30% del pla per inèrcia i oblits.
A Bookniapp pots crear plantilles de tractament ("Pla 5 sessions", "Pla 10 sessions rehabilitació genoll") amb descompte per bloc, i el pacient reserva tot el pla en una sola operació. El sistema reparteix les sessions automàticament segons la disponibilitat del fisioterapeuta assignat i la freqüència recomanada (ex. 2 sessions per setmana, dilluns i dijous).
- Plantilles de tractament configurables: 5 sessions, 10 sessions, bono trimestral, etc. amb preu per bloc.
- Reserva tot el pla en una operació: el pacient confirma 5 o 10 buits alhora amb el mateix fisioterapeuta.
- Distribució automàtica per freqüència: 2x setmana, 1x setmana, dies alterns.
- Recordatoris push 24h i 2h abans de cada sessió del pla.
- Vista del pla complet per al pacient: quantes sessions porta, quantes queden, propera cita.
- Si es cancel·la una sessió, el sistema proposa reagendar mantenint el ritme del tractament.
Cita per fisioterapeuta amb especialitat i temps reals
No tots els fisioterapeutes fan el mateix. Un està especialitzat en sòl pelvià, una altra en esportiva, un altre en geriàtrica i una altra en oncològica. A Bookniapp configures cada fisioterapeuta amb les seves especialitats i els pacients només veuen els buits del professional adequat per a la seva patologia.
Cada tipus de tractament té la seva durada real configurable (sessió estàndard 45 min, primera valoració 60 min, drenatge limfàtic 30 min). El pacient reserva el slot exacte i el fisioterapeuta té temps de preparació i neteja entre sessions sense solapaments.
- Fitxa individual per fisioterapeuta amb especialitats: esportiva, neurològica, geriàtrica, sòl pelvià, oncològica.
- Durada real per tipus de sessió: valoració inicial 60 min, sessió estàndard 45 min, drenatge limfàtic 30 min.
- Temps de transició entre pacients configurables (5-10 min per neteja i preparació).
- Bloqueig de buits per a tasques internes: estudis, formació contínua, supervisió clínica.
- Vista timeline diària per sala/box per optimitzar ocupació.
- Política de visita per mútua (cobertura Adeslas/Asisa/Sanitas/DKV/Mapfre) configurable com a tipus de sessió.
Fitxa de pacient amb historial clínic i consentiment informat
La fisioteràpia és categoria especial de dades sanitàries segons el RGPD Art. 9. Necessites emmagatzemar diagnòstic, evolució, tractaments aplicats i consentiment informat de forma traçable i segura. Bookniapp permet fitxa de pacient amb notes privades del fisioterapeuta, historial de sessions completades i consentiment RGPD acceptat al reservar.
En cancel·lar un compte de pacient, les dades personals s’esborren i els registres de facturació s’anonimitzen segons els terminis legals (factura 4 anys, historial clínic 5 anys segons LOPDGDD), evitant incompliment.
- Fitxa pacient amb dades bàsiques (DNI, telèfon, mútua de pertinença).
- Historial complet: sessions realitzades, fisioterapeuta que va atendre, notes clíniques privades.
- Consentiment informat RGPD acceptat al reservar la primera cita.
- Categoria dades sanitàries: xifrat en repòs i accés restringit per rol (recepció veu agenda, fisio veu clínic).
- Exportació de dades del pacient sota petició (RGPD Art. 20).
- Eliminació de compte amb anonimització de registres facturables (conservació legal).
Política de cancel·lació amb fiança opcional per reduir no-shows
En fisioteràpia el no-show fa mal especialment. Una sessió perduda són 40-60 € que no recuperes i un buit que un altre pacient hauria fet servir. La taxa mitjana en clíniques sense política clara està entre el 12% i el 18% mensual. Amb recordatoris automàtics i política de cancel·lació visible al reservar, aquesta taxa baixa al 3-5%.
Per a tractaments llargs o pacients nous, Bookniapp permet cobrar una fiança al reservar (10-20% del preu total) que es descompta de la primera sessió o es perd si es cancel·la amb menys de 24h. Redueix dràsticament les absències en plans de moltes sessions.
- Recordatoris automàtics 48h i 2h abans de cada sessió per push i/o email.
- Política de cancel·lació visible i acceptada al reservar: protegeix l’agenda en hores punta.
- Fiança opcional configurable per tipus de tractament (10-30% del preu total).
- Reconfirmació amb un sol clic: el pacient confirma o reagenda sense trucar a recepció.
- Llista d’espera automàtica: si un pacient cancel·la, el sistema ofereix el buit al següent que estava a la llista.
- Informe mensual de no-shows per fisioterapeuta per detectar patrons.
Com començar amb Bookniapp en una clínica de fisioteràpia
La configuració inicial d’una clínica de 2-4 fisioterapeutes es completa en menys de 3 hores. No requereix coneixements tècnics ni cost d’alta.
- Dia 1 — Dóna d’alta la teva clínica, configura horari general (matí/tarda) i festius locals.
- Dia 2 — Crea el catàleg de tractaments (valoració inicial, sessió estàndard, drenatge, sòl pelvià) amb durada real i preu.
- Dia 3 — Afegeix fisioterapeutes amb la seva especialitat i vincula cada tractament al professional adequat.
- Dia 4 — Crea plantilles de pla de tractament (5 sessions, 10 sessions) amb descompte per bloc.
- Dia 5 — Activa recordatoris 48h/2h amb consentiment RGPD i política de cancel·lació.
- Dia 6 — Comparteix la pàgina pública de reserva amb els teus pacients per WhatsApp i email.
- Dia 7 — Mesura: nombre de plans venuts, no-shows per fisioterapeuta, ocupació per franja horària.
Conclusió
Una clínica de fisioteràpia moderna no es pot permetre seguir gestionant agenda amb telèfon i paper quan el pacient espera reservar des del mòbil a les 22h d’un diumenge. Bookniapp aporta plans de sessions recurrents amb descompte, assignació per especialitat, recordatoris amb política de cancel·lació, fitxa clínica del pacient complint RGPD sanitari i recepció alliberada de coordinació manual.
A la pràctica, això vol dir més plans de tractament venuts complets (no fragmentats), no-shows reduïts del 15% al 4%, fisioterapeutes que treballen sense interrupcions administratives i un propietari que dedica el seu temps a fer créixer la cartera de pacients en lloc de quadrar agendes.